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分分钟提高效率的七个技巧

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早就知道日本和台湾的效率并读之书,小仓广的《交办的技术》,终于迎来了中文版。书里用26张实用图表,介绍了28种交办的技术,很多人觉得我又不当领导,读什么交办的技术,交办的意思“委托别人办理”,其实在日常生活中,我们有非常多的机会“委托别人办理”,比如今天我爱人就让我给他送钥匙,我也嘱咐妈妈给孩子喂鱼肝油,婆婆让我帮她买电,我让部门领导帮我查询上个月的考勤,同事让我帮忙查库存。这些都是交办,我们日常生活中处处有交办,我们每天都会交办,同时也被交办。掌握正确的交办技巧,对提高生活和工作的沟通效率及办事效率大有帮助。

小仓广的《交办的技术》不光从心理学,行为学的角度分析了交办的心理及话术,还通过实际的案例讲解了不同的交办方法产生的不同效果,同事留下了分析习题让大家练习。下面我就来分析《交办的技术》重点强调的七大交办诀窍:

1、慎选人与事;

这很重要,提前要对人进行评估,作者介绍一下评估方法和选择方法。但是我觉得最重要的还是从期望上来讲的章节,家长是孩子第一任老师,也是第一任领导,不夸张的说家长对孩子的交办直接决定孩子的一生,而家长在对孩子交办的时候,一定要对孩子进行评估,我高中同学就有因为家长给定的高考目标太高而厌学的例子。另外一个重要方面是“伴有一定责任的工作,对部属而言才是适当的挑战。”小时候我经常看妹妹,我妈都会提醒我这件事的责任,比如放学要把妹妹安全接到家什么的,这样我完成之后会很有成就感,很愿意做这件事。

2、硬塞;

既然决定把工作交出去,又确定了交办的对象,那么就干脆利落的把工作交给他,许多主管会觉得“好像还不能把工作交给他……”,因此经常对“开始”的时机有所保留。但如果一直抱持这种想法,不管花上多少时间,都很难有个开端,所以在交办工作时,不必等到对部属充满信心,既然决定了交办就要赶紧采取行动。

3、切实传达交办工作的讯息;

主管传达给部属的讯息必须简洁有力、设想周全才行。我念高中的时候有一年暑假去我家的桃园帮忙,我爸爸让我给工人们买水,顺便告诉工人明天要摘桃,我买了水也通知了,但是第二天早上十点工人们才来摘桃。我爸就当着我的面跟工人们说“明天早上5点天一亮大家就来摘桃,早上天凉快,省得中暑。这几天价格好,把红的都摘下来。”回家的路上我爸说“时间、地点、原因都说清楚了,让工人们知道这事很重要,没有什么可推诿的借口。”

4、让部属工作能力发挥到极致;

主管既然把工作交给部属,就必须要求对方达成目标,如果抱有那种“毕竟是我把工作硬塞给他的,就算做不好也是没办法的事”的想法,部属没有压力,就很难有所成长。不过,在要求的同时,也必须尊重部属的专业能力,如何拿捏两者的分寸是相当重要的,可以通过部署之前的表现来决定工作目标。

5、绝不随便出手干预;

既然交办工作的目的是为了“栽培人才”,主管就必须忍耐,不能随便出手干预部属的工作进度,因为在主动协助对方工作的那一瞬间,部属就失去了自主性,这会让他放弃思考、放弃责任。身为主管必须忍着不出手,这也是交办工作过程中最重要的一点。

6、定期沟通工作现况;

主管在交办工作之后,也不能就这样放着不管,最好能在部属身边提供意见,并不时传达鼓励性的建言,因此定期的面谈是十分有效的。我大二实习的时候,营销部的主管给我很多要沟通的客户,她跟我背对背的做,我每次打完电话,如果有问题问她,她都会顺便给我讲解刚才我打电话的时候的失误和表现好的地方,让我提高很快。要特别注意的是,面谈时不可过度命令部属,在上下关系的沟通上,这需要十分高明的技巧,在沟通上有待提高的领导可以参见《沟通的艺术:看入人里,看出人外》。

7、创建制度,定期沟通。

即使有面谈或定期沟通,主管能够提供给部属的协助毕竟有限,为了不让他们赤手空拳地在工作上瞎忙,为他们提供武器并整顿好周遭环境,也是主管的重要工作之一,如此才能够充分激发部属的潜力。对于寻求建立长效领导力、塑造企业文化和价值观的企业家及管理人员可以参见极具启发和实操意义的《权力与领导》。适当的周报、简报、工作表格等办公文档都是能方便沟通的方式。

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  文章来源:中国思贤网www.sixianchina.com

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